概觀
資料庫是與特定主題或目的有關的資訊集合，例如追蹤客戶訂單或維護音樂收藏。 如果您未將資料庫儲存在電腦上，或只將其中部分儲存在電腦上，您可能要從各種必須協調和整理的來源追蹤資訊。
例如，假設您將供應商的手機號碼儲存在不同的位置：包含供應商電話號碼的卡片檔案中、檔案櫃的產品資訊檔案中，以及包含訂單資訊的試算表中。 如果供應商的電話號碼變更，您可能必須在這三個位置中更新該資訊。 在設計完善的 Access 資料庫中，電話號碼只會儲存一次，因此您只需要在單一位置更新該資訊。 如此一來，當您更新供應商的電話號碼時，無論您在資料庫的何處使用都會自動更新該資訊。
Access 資料庫檔案
您可以使用 Access 來管理一個檔案中的所有資訊。 在 Access 資料庫檔案中，您可以使用：
資料表以儲存您的資料。
查詢以尋找及擷取所需的資料。
表單以檢視、新增及更新資料表中的資料。
報表以分析或在特定版面配置中列印資料。
1.將資料一次性地儲存在一個資料表中，但從多個位置檢視資料。 當您更新資料時，無論資料在何處顯示，都會自動更新。
2.使用查詢擷取資料。
3.使用表單檢視或輸入資料。
4.使用報表顯示或列印資料。
所有這些項目 (資料表、查詢、表單和報表) 都是資料庫物件。
附註: 有些 Access 資料庫包含儲存在其他資料庫中之數據表的連結。 例如，您可能有一個只包含數據表的 Access 資料庫，另一個包含這些數據表連結的 Access 資料庫，以及以鏈接數據表為基礎的查詢、表單和報表。 在大多數的情況下，不論資料表是連結資料表或實際儲存在資料庫中都無所謂。
資料表和關聯
若要儲存資料，您需針對您追蹤之每種類型的資訊建立一個資料表。 資訊類型可能包括客戶資訊、產品和其他詳細資料。 若要將多個資料表的資料整合在查詢、表單或報表中，您需定義資料表之間的關聯。
1.曾存在於郵寄清單中的客戶資訊現在存在於「客戶」資料表中。
2.曾存在於試算表中的訂單資訊現在存在於「訂單」資料表中。
3.唯一識別碼 (例如客戶識別碼) 可區分資料表中的每一筆記錄。 將一個數據表的唯一標識符欄位新增至另一個數據表，並定義兩個字段之間的關聯， Access 可以比對兩個數據表的相關記錄，以便將它們整合在表單、報表或查詢中。
查詢
查詢可協助您尋找及擷取符合您指定條件的資料，包括多個資料表的資料。 您也可以使用查詢來同時更新或刪除多筆記錄，以及在資料上執行預先定義或自訂的計算。
1.「客戶」資料表含有關於客戶的資訊。
2.「訂單」資料表含有關於客戶訂單的資訊。
3.此查詢會從「訂單」資料表擷取「訂單識別碼」和「必填日期」資料，以及從「客戶」資料表擷取「公司名稱」和「縣/市」資料。 查詢只會傳回 4 月需要的訂單，而且僅限位於倫敦的客戶。
表單
您可以使用表單來輕鬆檢視、輸入及一次變更一列資料。 您也可以使用表單來執行其他動作，例如將資料傳送到另一個應用程式。 表單通常包含連結到資料表中基礎欄位的控制項。 當您開啟表單時， Access 從其中一或多個數據表擷取數據，然後在您建立表單時選擇的版面配置中顯示數據。 您可以使用功能區上的其中一個 [表 單] 命令 、[表單精靈] 來建立表 單，或在 [設計視圖] 中自行建立表單。
1.資料表會同時顯示許多記錄，但您可能必須水平捲動才能查看單一記錄中的所有資料。 此外，當您檢視資料表時，您不能同時更新多個資料表的資料。
2.表單一次會集中在一筆記錄，而且可以顯示多個資料表的欄位。 它也可以顯示圖片和其他物件。
3.表單可以包含按鈕，讓您按一下就能列印報表、開起其他物件或自動執行工作。
報表
您可以使用報表來快速分析資料，或呈現某種形式的列印成品或其他格式。 例如，您可能將組成資料及計算總和的報表傳送給同事。 或者，您可能建立已將格式設定為可供列印郵寄標籤之地址資料的報表。
1.使用報表來建立郵寄標籤。
2.使用報表來顯示圖表中的總計。
3.使用報表來顯示計算總和。
現在您已經瞭解 Access 資料庫的基本結構，請繼續閱讀以瞭解如何使用內建工具探索特定的 Access 資料庫。